Integritetspolicy för anställda och jobbsökanden

Publiceringsdatum: 14-05-2025

Denna integritetspolicy för anställda och arbetssökande beskriver hur Rederiaktiebolaget Eckerö samt dess dotterbolag samlar in, behandlar och använder personuppgifter. Detta policydokument riktar sig till dig som är arbetssökande, anställd, praktikant, elev, inlånad eller inhyrd personal vid Rederiaktiebolaget Eckerö samt dess dotterbolag Eckerö Linjen, Eckerö Line, Eckerö Shipping, Rederi Eckerö Sverige Ab och Williams Buss, som här efter benämns med samlingsnamnet ”Eckerökoncernen”, eller ”vi”.

Definition av personuppgifter och behandling

Personuppgifter är all information som direkt, eller indirekt tillsammans med andra uppgifter kan kopplas till en levande person. Det finns således väldigt mång olika typer av personuppgifter. Några exempel på personuppgifter är: namn, adressuppgifter, personsignum, telefonnummer, IP-adresser, bilder, filmer och ljudinspelningar. Med behandling av personuppgifter avses all hantering av personuppgifter, till exempel insamling, lagring, användning, överföring eller radering.

Inledning

Eckerökoncernen värnar om din personliga integritet och skyddet för dina personuppgifter. Det är viktigt att alla personuppgifter behandlas lagligt, korrekt och på ett transparent sätt. Eckerökoncernen följer EU:S dataskyddsförordning 2016/679 (”GDPR”) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning.

Syftet med denna integritetspolicy är du som anställd eller arbetssökande ska känna till hur Eckerökoncernen samlar in och behandlar personuppgifter. Policyn klargör också dina rättigheter i relation till hanteringen av deras personuppgifter. Anställda inom Eckerökoncernen uppmanas även att ta del av anknytande riktlinjer i IT-policyn och Dataskyddspolicyn.

Juridiskt sett är varje enskilt bolag inom Eckerökoncernen personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas men denna integritetspolicy som är gemensam för Eckerökoncernen, beskriver koncernens behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter behandlar Eckerökoncernen och varifrån kommer de?

Några exempel på personuppgifter för dig som arbetssökande som samlas in och behandlas är: namn, telefonnummer, CV-dokument, personligt brev, e-post, referenser och eventuella anteckningar under intervjutillfället.

Utöver ovanstående personuppgifter kopplat till arbetssökande samlar Eckerökoncernen även in följande personuppgifter gällande dig som anställd: personnummer, bankuppgifter (för utbetalning av lön), information om närmast anhörig (vid exempelvis olycksfall), scheman, certifikat, behörigheter, anställningsuppgifter och löneuppgifter. Eckerökoncernen kan också behöva behandla mer integritetskänsliga personuppgifter om dig som anställd, till exempel rörande hälsotillstånd för att vi ska kunna uppfylla vårt rehabiliteringsansvar.

Samtliga personuppgifter som finns i Eckerökoncernens förfogande, gällande anställda och arbetssökande, är i första handsådant som tillhandahållits genom rekryteringsprocessen, mejl, brev, telefon, kontakt med vår personal eller genom andra kommunikationsplattformar.

Därför behandlar Eckerökoncernen personuppgifter

Eckerökoncernen behandlar endast personuppgifter som är relevanta för att hantera våra åtaganden gentemot dig som anställd eller arbetssökande. Personuppgifterna samlas också in för att uppfylla de skyldigheter Eckerökoncernen har ålagts enligt befintlig lagstiftning.

Endast personer med arbetsuppgifter som förutsätter behandling av personuppgifter har åtkomst och behandlar de aktuella uppgifterna inom organisationen.

Eckerökoncernen behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för anställning, rekrytering eller ändamål som framgår den. Om du inte vill lämna vissa uppgifter till oss kan detta följaktligen inverka på anställnings- och rekryteringsprocessen.

Eckerökoncernen behandlar personuppgifter för följande ändamål:

• För att uppfylla våra rättsliga förpliktelser eller ingå och fullgöra anställningsavtal samt för att infria arbetsgivarskyldigheter
• För att hantera eventuella rättsliga ärenden eller andra tvistemål
• För att genomföra lagstadgade krav på interna utredningar och uppföljningar, till exempel gällande jämlikhets-, jämställdhets- och arbetsmiljöfrågor
• För att kunna erbjuda arbetssökande arbete samt för att arrangera och genomföra rekryteringsprocessen
• För att säkerställa att rätt individ rekryteras till rätt tjänst

Hur längre lagras personuppgifterna?

Personuppgifterna lagras så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlats in. Detta innebär att personuppgifterna kan komma att sparas olika länge.

Så här länge lagra Eckerökoncernen personuppgifter som rör:

• Anställningsavtal och anställningsvillkor: under avtalstiden och därefter 10 år
• Uppgifter kollade till lön såsom tidrapporter, löneutdrag och deklarationer: under avtalstiden och därefter 10 år
• Kontrolluppgifter: till dess att Eckerökoncernens pensionsåtagande upphört
• Uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocessen: så länge eventuella diskrimineringsanmälningar kan göras

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter kan komma att överföras inom Eckerökoncernen. Eckerökoncernen anlitar även ett antal externa tjänsteleverantörer för att behandla personuppgifter (personuppgiftsbiträden). En aktuell lista över Eckerökoncernens personuppgiftsbiträden finns i Bilaga 1 till denna integritetspolicy.

Eckerökoncernen anlitar personuppgiftsbiträden i form av leverantörer av lönesystem, HR-system, rekryteringssystem samt plattform för intern kommunikation och utbildning.

Eckerökoncernen har ingått personuppgiftbiträdesavtal med alla ovanstående leverantörer för att säkerställa en hög skyddsnivå gällande behandling av personuppgifterna.

Eckerökoncernen överför i dagsläget inte personuppgifter till länder utanför EU eller EES.

Lagring av personuppgifter i epost, konversationer och dokument sker hos våra leverantörer av molntjänster i skyddade miljöer som enbart Eckerökoncernens utsedda har tillgång till.

I undantagsfall kan Eckerökoncernen komma lämna ut personuppgifter till tredje part såsom:

• Rättsliga organ och tillsynsmyndigheter, revisorer, jurister och fackliga företrädare
• Företag som administrerar löner och förmåner
• Pensionsförvaltare
• HR-tjänster, exempelvis kontroller inför anställning
• Rekryterings- och bemanningsföretag
• Parter som efterfrågar referenser för anställd
• Resebyråer och transportföretag
• Företag som utför bedömningar av arbetshälsa och medicinsk personal

I sådana situationer sker detta i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Dina rättigheter gällande personuppgifter

Som anställd och arbetssökande har du rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig.

Du har rätt att begära tillgång till de av dina personuppgifter som Eckerökoncernen behandlar i form av ett registerutdrag. Detta kan begäras ut kostnadsfritt en gång i året. En administrativ avgift tillkommer ifall fler än ett registerutdrag begärs under ett kalenderår. För att underlätta hanteringen av ansökan om att få ett registerutdrag ser vi gärna att den görs på en för ändamålet avsedd och undertecknad blankett. Ett registerutdrag kan även ansökas genom legitimerat personligt besök.

Du har också rätt att få dina lagrade personuppgifter korrigerade eller uppdaterade ifall någon information visar sig vara felaktig eller föråldrad.

Skyddande och gallring av personuppgifter

Eckerökoncernen har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot till exempel manipulation, förlust eller obehörig åtkomst. Eckerökoncernen anpassar kontinuerligt befintliga säkerhetsåtgärder i takt med den teknologiska utvecklingen.

Eventuella frågor gällande policyns innehåll eller Dataskyddsförordningen hänvisas till personaldirektör Lars-Erik Karlsson.

Mejl: lars-erik.karlsson@rederiabeckero.ax

Telefon: +3528 457 342 5582